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Sachbearbeiter Promotionsbüro (m/w/d) (9823)

Referat Forschung, Promotionsbüro

in Teilzeit 20 Std./Woche, befristet (bis 31.12.2025, Die Befristung erfolgt nach § 14 Abs. 1 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes zur Vertretung.)
TV-L EG 9b
Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Die Herausforderungen

  • organisatorische Begleitung der Promotionsverfahren; Antragsbearbeitung und -prüfung, einschließlich Führen der entsprechenden Akten, Listen und Datenbanken; Ausstellen von Urkunden und Bescheinigungen
  • Unterstützung der administrativen Prozesse, bei der Vor- und Nachbereitung von Promotionsverfahren (auch einfache Arbeiten wie kuvertieren/versenden von Gutachten etc.); Unterstützung bei der Antragsbearbeitung und -prüfung
  • Datenmanagement; Pflege und Optimierung von digitalen Prozessen; aufgabenbezogene Archivierung
  • externer und interner Schriftverkehr sowie selbständige Korrespondenz bei Standardvorgängen (auch in englischer Sprache), Postbearbeitung, Entgegennahme von Telefonaten, Entgegennahme und Erstprüfung von Promotionseinreichungen

Ihr Profil

  • abgeschlossene verwaltungstechnische Ausbildung bzw. Fachhochschulstudium (Diplom, Bachelor oder mindestens vergleichbare einschlägige Qualifikation)
  • freundliches und aufgeschlossenes Auftreten, gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität, hohe Zuverlässigkeit und eigenständiges Arbeiten
  • umfassende EDV-Kenntnisse (Datenbanken, Tabellenkalkulationen u. a. gängige MS Office-Programme); „digitale Kompetenz“; Erfahrungen in der Etablierung neuer Datenbanken, Webapplikationen wünschenswert
  • Kenntnisse des deutschen Hochschulsystems sowie der Struktur und Anwendung einschlägiger hochschulrechtlicher Regelungen (v. a. Promotionsordnungen, SächsHFG) wünschenswert
  • Erfahrungen im Verwaltungsmanagement und in der Prozessplanung; Beratungs- und Koordinierungserfahrung wünschenswert
  • mindestens gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Bewerben Sie sich jetzt bis zum 20.05.2025 auf diese Stelle. Bitte richten Sie Ihre Bewerbung ausschließlich per E-Mail in einer Datei (max. 10 MB) an bewerbung-mf@medizin.uni-leipzig.de. 

Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen willigen Sie in die Verarbeitung der darin enthaltenen Daten zum Zwecke des Auswahlverfahrens für die vorliegende ausgeschriebene Stelle ein. Ihre Einwilligung kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich für dieses Auswahlverfahren und wird auf Grundlage von Art. 6 DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) vorgenommen. Dies schließt die Weitergabe an die Mitglieder der Auswahlkommission, die Personalverwaltung, die/den Gleichstellungsbeauftragte(n), die Schwerbehindertenvertretung und den Personalrat im Rahmen ihrer organisatorischen bzw. gesetzlichen Zuständigkeit ein. Ihre Daten werden bis längstens 6 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gespeichert und anschließend gelöscht.

Nach der DSGVO steht Ihnen ein Recht auf Auskunft seitens des Adressaten der Bewerbung über Ihre personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu.

Bei Fragen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Medizinischen Fakultät wenden (dsbmf@medizin.uni-leipzig.de).

Auskünfte zum Bewerbungsverfahren erteilt Dr. Susan Kralisch-Jäcklein unter 0341/ 97-15997 bzw. bewerbung-mf@medizin.uni-leipzig.de.

Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung entsprechende Nachweise bei.

Die Medizinische Fakultät der Universität Leipzig gehört mit ihrer über 600jährigen Tradition zu den größten Forschungseinrichtungen der Region Leipzig. Mit über 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist sie die größte von insgesamt 14 Fakultäten der Universität Leipzig und dient als Ausbildungsstätte für ca. 3.500 Studierende der Human- und Zahnmedizin sowie der Pharmazie und Hebammenkunde.

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